上市上櫃可能會遇到的問題-內部稽核篇

上市上櫃可能會遇到的問題-內部稽核篇

  在與大家探討內部稽核的細節之前,我們先看一個常見的內部控制執行上的問題。

 
Q:下列何者為公開發行內部控制制度之訂定及執行常見缺失:
 
(A)公司修正內部控制制度時未提報董事會通過。
(B)內部控制制度未依新修正法令或公司實際交易流程及時更新。
(C)職能未適當分工,如網路銀行金鑰及密碼未分別保管,亦未有補償性控管作業。
(D)未依所訂之內部控制制度落實執行,如相關交易未確實依核決權限之規定辦理。
(E)以上皆是。
 
 
  公布正確解答,答案是E,你是不是答對了呢?接著我們也可以透過下面的常見問答來確認自己的觀念哦~首先我們先對內部稽核與內部控制的差異稍作介紹:
 
 
 
Q1:甚麼是內部控制?甚麼又是內部稽核?
 
 
  簡言之,內部控制屬於預防性的事前行為,而內部稽核是治理單位(如董事會、監察人)對公司內部作業進行獨立檢測。因此職責上,內部稽核人員與平時制定內控的管理單位及執行內部控制的各下屬單位編制有所不同。我們可以簡單區別雙方差異為執行單位及意識(監督)單位的關係。換言之,下屬單位對管理單位負責;內稽人員對董監事負責、董監事再對股東負責。
 
  在級別觀念上,內部控制簡而言之就是公司最高層級的SOP,如果我們把公司章程比擬為公司的憲法,我們可以簡化的說內部控制就是公司運作上的法律,其底下會配合各公司訂有的各種辦法、程序書來協助,規範公司的各項流程,更細項的規範及完善各種流程的SOP。所以當內外部稽核檢視內部控制前,會需要先對相關的SOP進行了解。
 
 
  內部控制追求如何降低風險、防範在先,內部稽核則是追求有效率的發現異常、分辨異常的發生原因是人為或程序內隱的隨機事項,人為所發生的異常又分為有意或無意產生,及有效的異常解決方式及後續追蹤等等。公司管理階層針對前者產出內控制度,內部稽核單位針對後者產出內稽制度暨實施細則。兩份文書息息相關,中小企業在檢視或調整內部控制體質時必須一同參考,調整時也應一同審視。
 
  在IPO的道路上,企業在輔導到一定程度時,會往公開發行公司的階段前進,我們在此簡述這一階段公司常提的疑問。
 
 
Q2:內部稽核有哪些法定流程嗎?
 
  針對公開發行以上的公司,法令才有規定公司必須具備內部稽核流程。針對這些公司,要求以年度進行管理,依上網申報時間順序說明如下:
 
 
1. 內部稽核主管之任免,應於董事會通過之次月十日前申報、備查。(註:董事會當日即須重訊) 
 
2. 每年一月底前,申報當年度內部稽核人員名冊及該人員去年度的受訓資訊。 
 
3. 每年二月底前,申報前一年度之『年度稽核計畫執行情形』。 
 
4. 每年三月底前,公司應針對申報前一年度內部控制進行自檢 ,出具內部控制制度聲明書,提公司董事會通過並上傳內部控制制度聲明書。 (未上市、未上櫃之公開發行公司(含興櫃公司)得依102年6月26日金管證審字第1020021398號延長至4月)。
 
5. 每年五月底前,申報前一年度內部控制制度缺失及異常事項改善情形。 
 
6. 每年十二月底前,申報次年之年度稽核計畫。
 
 
 
 
Q3:IPO通常可能會遇到哪邊的內部控制制度最為薄弱?
 
 
  實務中常發現,企業管理者在內部控制設立的完善度歸因於其對各循環風險控制的理解及風格有所不同。大體上在銷貨循環及採購循環這兩部份最屬完善。
 
 
  然而,在電子計算機循環及研發循環部份,有些企業是對於應該如何辨視風險及進行風險控制產生困難、部份情形是在控制設計上應選用何種風險控制模形無法下手。少部份企業則是偏向執行上的困難,例如內稽人員對於程式撰寫的能力通常較為薄弱及實務上MIS可能不會提供程式原始碼供稽核人員檢視等因素造成電子計算機循環部份執行上有困難。或是內稽人員對於研發文件可能有基礎文件理解訓練不足等因素而造成執行不順等等。
 
 
  遇到這方面的問題,通常建議請教有實務經驗的人員進行一次診斷,對企業現有問題盤點,或由實際執行之部門高階管理單位編制屬該單位之內部控制制度,並由該單位向橫向相關單位及內部稽核單位解釋及說明該流程設置的合理及有效性,以期建立有效率及有效果的內控制度,會是一個比較有經濟效益的建置流程。
 
 
  唯在實務的運作上,公司治理單位及高階管理階層對公司建立完善的內部控制制度的支持,是公司在制定內部控制制度所遭遇的最大困難,因此讓高階單位及人員了解建立完整並實際可執行的內部控制制度對公司經營的影響及益處,以及如何減少公司在營運過程中的風險,是公司內部及外部稽核單位的最大課題。
 
 
  嘉威以前述幾個實例的分享,除了傳達觀念之外,也說明了深化的陪同服務更能以外部專家立場提供客戶業界經驗的協助及辨識風險的協助,一同克服這些難題。
 
 
  看完了這篇之後,大家是不是對IPO又有更深的認識了呢,敬請大家繼續鎖定我們IPO系列文章的下一篇哦~
 

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