文‧ 簡晨宇實踐師
你開過了許多會議
你麻木記錄每一句
你迷失在討論中每一個延伸的話題
你補充咖啡維他命
你焦急等最終決議
你每次都懷疑自己怎麼會還坐在這~裡
卻說不出開那麼久的原因
卻說不出到底在開什麼東西
卻說不出要怎麼才能結束這會議
說不出開會的意義……
（改編自『旅行的意義』的歌詞，博君一笑，但也請回想在開會時您是否也有這種感覺）
很多朋友告訴我，這段期間，公司為了避免群聚感染，少開了很多會，也多出很多時間可以專注在日常的工作上，但也發現會有開沒開好像也沒差，公司還是一樣能運轉，甚至工作效率還變好了。從前開那麼多會，到底有沒有意義？
首先，我們先來定義「開會的意義」——開會是為了達成既定目標的一種溝通手段，而不是目的。所以當溝通良好，與議題相關的人員都清楚自己與他人的執行狀態，也有明確的共識時，不開會也「逮就補」，沒有問題的。
可惜，能進展到不用開會的組織較為稀有，大多數的組織還是習慣以會議進行溝通，也常能觀察到下列幾點無效率的現象：
●會議時間又臭又長，沒有重點、議而不決
●會議較像是主管的一言堂或批鬥大會，不是來聽訓，就是來吵架
●開完會也得不到實際的幫助或先前的承諾都只是場空
您對上述的現象感到心有戚戚焉嗎？比起逃避開會或私下抱怨連連，不如一起來研究如何讓會議變得有意義，成為我們推展工作的工具吧。
會議大致可分為「例行性會議」與「非例行性會議」，但萬法不離其宗，會議都是需要「被設計」的，從開會目的、議程與討論時間，到參與人員及人員的角色設定等，都是會議有效與否的關鍵。接下來就來介紹「設計」會議的幾項大原則與小撇步。
開會目的
開會是為了解決問題與凝聚共識，不開沒有明確目的的會。如果排不出需討論或追蹤的議題，寧可不要勞師動眾。
議程安排
議程的架構莫過於：
1.上次決議事項追蹤。
2.本次議題（建議列出議題清單）。
3.臨時動議（一般會安排5至10分鐘）。
理想的會議時間是30分鐘，若需延長也建議盡量在50分鐘內結束，剩下10分鐘用來收尾或下一場會議的緩衝。
人員安排
1.會議重點在議題，與議題相關的人員才需參加，如果人員沒必要與會，請讓人員離開。
安排與會人員的角色：
●主席（清楚掌握議題與節奏，協助拉回討論主軸與確保會議準時結束）
●決策者（需有該議題之決議權或明白權限範圍以避免反覆推翻決議。另外，如遇到資訊或專業不足無法判斷時，請分配工作，待查明後再下決斷）
●會議記錄（建議由與會且熟悉議題的人員輪流記錄）
會前通知
會議召集人最晚需於兩天前發送議程及各議程需參與之人員名單並請相關與會人員準備會議中所需討論之資料。
會前準備
●報告者：養成至少會議前兩天就提供所有與會者會議資料的習慣。
●與會人：養成於會議前就看過所有會議相關資料的習慣。減少在會議上的例行報告，直接針對議題進行討論也可大幅縮短會議時間。
●會議召集人：預約會議室（或提供開會連結）、是否會使用開會所需之器材、器材是否齊全並正常運作。
視訊會議前的確認事項
1.網路及網速是否正常（實體網路線通常比wifi穩定）。
2.鏡頭是否清楚或螢幕是否可正常分享。
3.麥克風收音是否會有干擾。
4.喇叭的聲音輸出是否能讓與會人員清楚聽見。
5.開會時，是否有與會者熟悉操作器材。
6.若器材臨時出狀況，是否有其他替代方案。
會中決議
有議必有決，下決策後請指定負責人與協辦人及期限。若無法在當下決議，也請明確告知下次討論各人員須負責準備的資料與回報的期限。
會議記錄
會議記錄或議題表很重要，如果與會者都只靠各自的記憶參加討論，常會發生不必要的爭執而導致會議效率低落。建議統一使用相同的會議記錄表格，且在會議結束前與所有與會人確認會議記錄（或至少在會後24小時內提供會議記錄給所有與會人進行確認）。後續會議討論就用此確認後的會議記錄為依據。
開會心態
1.準時不遲到，注意開會時間，若有需各自確認或討論事項，請於會後另約時間討論。
2.專注討論，不帶會影響開會注意力的物品。
3.主席或決策者應保持立場中立，鼓勵意見交流，並避免率先發言使會議成為一言堂。
由此可見，要開一場有效的會議，事前的準備及與會者的心態非常關鍵，也需要所有與會者一同努力才有可能強化與改善，特別是主管及高階管理者。在此邀請主管及各位高階管理者回顧您在開會時的情境，若您發現部屬都不輕易說出自己的意見，或認為自己的時間不夠用，常沒開幾個會一天就過去了，不如檢視一下開會的大原則與小撇步能否給您一些優化的提示，或者實踐師們也很願意跟您討論，希望未來諸位都能有美好的開會體驗，不再虛度時光。
