一個部門的誕生:她一生學習、努力付出, 看見客戶的真實需要 財會委外部門_許慧儀經理專訪

一個部門的誕生:她一生學習、努力付出, 看見客戶的真實需要 財會委外部門_許慧儀經理專訪

一個部門的誕生:她一生學習、努力付出, 看見客戶的真實需要 財會委外部門_許慧儀經理專訪

汪千淳 2020年11月號

與嘉威邂逅的序曲-所長演講及老師引薦

 在一次所長回母校嘉義高商的演講,引領慧儀經理踏上了會計之路,縱使演講內容印象已模糊,「當下學長的感覺,以及他事務所的好,至今仍記憶猶新」,她回想道。

 國中時父親離去,母親背負起扶養一家人的重擔,懂事的孩子們想一同分擔這份沉重,因此哥哥選擇了就讀軍校,姐姐也進入夜間部半工半讀。

 完成高中學業之際,面臨升學岔路口的慧儀,在學校陳美麗老師的介紹之下,勇敢而堅毅地隻身北上,成為嘉威聯合會計師事務所的一員。白日工作,夜晚兼顧著學業,「那時沒有想到的是,竟然一做就到了現在。」

在快速成長中找到工作生活平衡點

 民國八十九年以來,台灣面臨了金融海嘯、SARS,規模五十幾人的嘉威,雖然艱難,仍努力維持著小幅度進步。她感到印象深刻的大躍進,則是公司同仁們一起上完組織訓練課程,激發群體向心力以及改變工作步驟、方法後,不可同日而語的效率,帶動至今連續七年15%的業績成長。

 穩定發展的嘉威,是許多同事心中「安身立命」的地方。多年累積的豐富經驗,使許多事情處理上,慧儀早已駕輕就熟;又加班較少,工作生活平衡,照顧家庭也變得綽有餘裕。轉眼二十載,她結婚、生了兩個可愛的女孩,與嘉威的羈絆,更變得密不可分。

目標明確,途中遇到每個阻礙都是學習機會

 「當組長」是曾經慧儀給自己立定的目標,望著擁有深厚能力的會計師們,她默默地告訴自己:千萬不要遇到什麼困難就離開公司,好好學習,或許每件事情出現都有理由吧!回頭細數過往碰到的挫折、內心矛盾、造成爭執及摩擦,慧儀釋然地輕聲道:「如今我可以非常自然地說,那些一個個坎,往往可用不同角度解讀,它們確實讓我具備了許多珍貴的技能!」

 「前方的阻礙一一踩平後,我發現這邊沒東西可學,才會走人。」發下壯志的她,殊不知事務所內事務萬千,縱使同個部門,不同層級、位置也有不同的學習,除了專業知識,與人相處更是一大學問。慧儀曾外派一年,「此生都沒想過我會修電腦!」她笑說,「遠水救不了近火,你必須身兼數職、整套全包,加上外面的世界和習慣的嘉威不太一樣,與夥伴間協調、融合過程中,常常收穫滿滿。」

換個位置換腦袋,但別忘永保同理心

 而當年的心願,竟在一點一滴努力耕耘中,快速地實現了。身為組長方知主管恩,慧儀忽然明白,從前做審計員如同溫室的小花朵,直接接觸客戶少,遇事有會計師找,由於受到保護,視野相對狹隘。可當自己踏入管理角色,需要慢慢走出去面對所有人事物,「哇,你會感嘆,原來過往種種皆過程,都是先給教育,後有實力!」

 將親身閱歷的啟發融入帶人風格,她擅於以引導的方式培養組員,透過不斷相互討論,分析優缺利弊,用邏輯思考出可以接受的答案,進而累積解決問題的能力。慧儀真心地替每位夥伴著想,無論資歷、有無會計師證照,大家彼此尊重,開放式交流,更加強對事情的敏銳度,「我希望她們皆能獨當一面,因為優秀的她們以後一定都會是嘉威舉足輕重的骨幹!」

財會委外部門成立:一個滿足客戶需求的初心

 從審計、外派、客服,到現在的財會委外,慧儀是少數經歷許多不同部門的嘉威人。大概是那份對於學習的執著,抑或是樂於嘗試處理新事物,她往往是大家尋求協助首先想到的人之一,而財會委外部門之所以成立,背後也有個與客戶的小故事呢。

 二月忙季的一天,一間設計製造企業前來詢問,除了記帳服務外,是否能夠幫忙出納?素有「克服萬難」之稱的嘉威客服部門於是乎出動協、經理與會計師商討對策,因為不僅僅薪資計算,這間公司還涉及許多國內外收付的匯款流程,與事務所原有案件模式不盡相同且資訊較為繁複。

 「如果這是事務所發展的方向,並且能滿足客戶的需求,我願意試試看!」當會計師轉頭詢問,慧儀經理二話不說地接受了挑戰。在研究過程中,事務所賦予許多資源,結合了許多人員及專業,包括資訊長、資深審計員,大家全心全力投入,讓起初仍緊張擔心的她,夜深人靜時不再害怕;透過密切和企業溝通、集思廣益,了解其系統、作業模式,委外服務越來越有成果,「現在想一想,財會委外在嘉威可說是個創舉喔!」她開玩笑道。

付出從來不是單方面:感恩客戶、事務所

 「部門步上軌道,實在太多貴人義無反顧的幫忙。」慧儀分享,「特別是客戶非常配合,內部窗口熟悉企業分工,人也很nice願意等待,不但借內部系統讓我們操作看看,嘗試期間不小心多付手續費也沒有責怪、要求賠償。」

 她感恩同時一併強調,「真誠相待才能持續良善的循環!」嘉威在之前國稅局抽查到該公司時,亦積極補充說明、提供工作底稿,作為與國稅局溝通的橋樑,讓客戶感到非常安心,雙方後續仍一直保持不錯的關係。

高度客製化服務,在意任何小細節

 萬事起頭難,承接了不同類型案子,付款等流程已非難事,然狀況又截然不同:其中一間電子公司,面臨部門裁撤問題,人員縮編的情況下,不得不向外尋求財會協助。於是,慧儀前往熟悉其原本ERP系統,整合各式資訊,改善基本內部控制,並配合客戶的時間表,產出經營管理者可有效判讀的資訊及報表,使服務不只是套裝,更富有高度彈性,依照需求客製化。

 身為嘉威財會委外部門領導者,她秉持著事務所初衷,「我們想的一定是怎麼對客戶最好!若本來就有會計人員、完善制度、資訊系統,那就以不影響繼續運作的前提,看如何合作或銜接,找出適合未來發展的方式。」因應專業人才缺乏、無法訓練、員工流動率高而生,起心動念絕非產生排擠效益,共同分攤事務、補足不足之處、提升效率,方為財會委外用意所在。

成就感來自完美解決事務,展現專業價值

 被問到什麼時刻會感受到工作的喜悅?慧儀毫無猶豫地說:「每一件事情圓滿解決,都產生莫大的成就感。」她舉例,由於會計師嚴格遵守職業道德規範,對於客戶資訊負有保密責任,一珠寶商曾表達非常放心交給事務所處理各項事務,消弭內部機密遭外流的風險,「像這樣客人選擇信任嘉威的心意,很欣慰地展現出我們的價值。」

 所長常言道:「為己有限,為人無限。」奉獻的精神,也可從經理的言行中發現蹤跡,「先付出,最終不會虧待你」,慧儀同樣深信著,本身擁有專業能力,盡力協助客戶才是頭等要事;太計較則產生負面效果,別人以彼之道還施彼身,影響終究會回歸到自己身上。

最兇組長?
大變身,最用心顧「人」

 過往以「嘉威最兇組長」聞名,隨著見識增益,部門間兜兜轉轉,她有感而發,「以前總覺得自己有理,可事情其實並不見得是我們想的那樣!」現今的慧儀,則已然能保持著冷靜不激動,幽默地化解許多憤怒情緒。她笑稱形象遭損壞,「別人小錯誤真有那麼嚴重、不可逆嗎?加上名聲都流傳出去,不轉型也不是辦法啦!」

 慧儀特別珍惜與家人、同事相處的時光,嘉威尾牙、運動會等大小活動,都可以找到慧儀一家人的身影,「與其說我帶他們參與,不如說是他們願意過來陪我」;辦公室中,她消除物理上的楚河漢界,使大家在交流互動中逐漸打成一片,也提升合作部門之間的力量,工作不再枯燥乏味無新意,和諧歡樂的氛圍,再再顯示家庭相處和睦及她用心經營人際關係。「我始終相信人與人之間的感染力至關重要,『人』顧好,什麼都安好。」

在嘉威找到自己的財會部門:
財會委外前景可待

 將來仍具潛力及服務能量,「希望嘉威一直是公司們最有力的專業支持!」慧儀不知道步入究竟為荊棘路,抑或百花盛開的康莊道,但是,正面思維的她抱持學海無涯、盡力而為的態度,帶領著財會委外部門的成員們,正一同積極迎接可期待的未來。

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