經理人不可不懂的管理四大職能

經理人不可不懂的管理四大職能

經理人不可不懂的管理四大職能

接續我們 34 期月刊所分享的管理理念 : ”管事” 與 “理人”。本期再進一步闡述先管事再理人的循環!而這兩大類工作,又可拆分成四大職能: 規劃、組織、指導與控制。

   規劃能力

 偏重在管事,身為主管首先必須清楚訂定組織的目標,以及達成目標的策略,通常這些目標都跟營收與獲利模式、時間與可用資源有關,要實現目標必須做好或完成哪些重點工作? 這些工作的優先順序? 這考驗主管的規劃能力與智慧。

   組織能力

 包含管事與理人,管事部分偏重將重點工作進一步展開成更具體的工作事項,並開始組織分工: 先暫時不考慮目前公司人員分工的現況或限制,而是設計哪些工作由哪些職務負責與執行,包含上下報告與左右互動的關係與權責。對於例行作業也必須制訂相關的標準作業流程,尤其是跨單位的流程整合,需要主管介入細節調整,減少日後部門衝突與內耗,若是高階主管甚至要協助下階主管制定其單位的管理流程,可視為單位主管的SOP。

再來是理人部分,針對這些設定好的職務職掌內容,將適當的人員擺進去,所謂適才適所,一個蘿蔔一個坑,也許坑太大而手上蘿蔔都太小,或是坑太多但沒有足夠的蘿蔔。因此必須盤點這些職務候選人目前所需能力的缺口及差異,或是職缺有多少,暫時身兼數職也在所難免,但總是跨出一步,有個目標與方向,知道目前扮演該職務的人員還缺什麼職能,或要對外招募何種人才補足職缺,畢竟沒有人才,這些重點工作自然做不到位,也更難達到所要的目標。

   指導能力

 偏重在理人,當盤點好職務所需的專業能力或職缺後,人力雖然各就各位,在其位者未必一開始就能勝任,和理想多少都會有落差,而落差的大小也決定了主管如何培育下屬。落差愈大當然需要更多的關懷與協助,判斷是能力還是態度問題? 還是擺錯位置? 而能勝任愉快的就放手激勵,給予更多的發揮空間。這裡考驗主管的指導能力與內部獎酬的公平性,多勞的能者當然給予較豐厚的報酬與讚美,並鼓勵同仁起而效尤。當組織各就各位,群體朝向共同的願景目標邁進的過程中,理想與實際總是有差距,此時就需要主管具備控制能力。

   控制能力

 包含管事與理人,管事部分偏重執行過程是否偏離目標? 或是否落後不如預期效果 ? 必須定期就事論事檢視與檢討未能達標的原因,若要迎頭趕上是否要有什麼樣的行動對策? 甚至改變目標與策略回到規劃面?所謂測不準,修得到。

理人部分偏重檢討人員能力尚未到位的原因,是否需要更多關懷與教育訓練以提高效率?還是要換人扮演職務角色?這些考驗主管控制績效的能力,最好是先知先覺及早因應面對,短時程的控制決定企業執行力強弱。

因此,由上面四大主管工作循環內容便知道其影響組織績效有多大,往往主管只做他熟悉的專業工作,而忽略或不了解主要工作的內涵,也造成內部衝突或是離職率高的現象,每個企業都應正視,並投入思想教育形成內部管理共識,進而在日常管理中操練養成習慣,形成好的績效管理文化,才有可能實現企業共同的願景目標。

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